英文メールの基本的な書き方の覚え書き

英文メールの基本的な書き方について、edXに公開されているワシントン大学講義「Using Email for Networking in English」を受講して学んだ内容をまとめました。

英文メール作成時のエチケット

英文メールをつくるときにいくつかの守るべきエチケットについて講義では紹介されていました。

  • きちんと時間をかけてつくる
  • 1つのパラグラフは短くする
  • 行間に余白を取る
  • 箇条書きを活用する
  • 1文は短めにする
  • 絵文字やジョーク、対面コミュニケーションでのみ通用する強い表現は避ける
  • 感嘆符を連続してつかわない(例:!!!や??)
  • 簡潔かつ具体的な表現を使う
  • 1メールには1トピックのみ
  • 書き終えたら間違いがないか見直す

読み手が読みやすいように書くことや失礼のないように書くことなどが提示されています。日本語でのメール作成と似た部分は多いですね。メール作成のエチケットは万国共通のようです。

英文メールの件名の書き方

英文メールの件名も日本語メール同様に件名を見れば具体的に内容が分かるように書くことが必要とのことです。

さらに、短い名詞表現にした方が良いようです。例えば、下記のように名詞表現にして、重要な語を前方に置いて、先頭の語を大文字にします。

Bad:  I would like to confirm the meeting date
Good: Meeting date confirmation

すべての語の先頭を大文字にする必要はないようです。また、全文字を大文字にするのは叫んでいる印象を与えたり、場合によっては失礼になってしまうので使わない方がベターと注意点として言及されてました。

英文メールでの挨拶の書き方

英文メールでは書き出しは、挨拶からはじまります。すでに知っている部分も多いですが、断片的な知識だったので改めて体系化して学ぶことができました。

フォーマルな書き方

フォーマルなケースではMr.もしくはMs.を付けてLast Nameを使います。

例:Dear Mr. Yamada, や Dear Ms. Yamada,

会ったことがない人に対して使います。また、Mrs.やMissはビジネスメールで使うのは不適切で、ほとんど使うことはないようです。

相手が医師、弁護士、歯科医ならMr.やMs.の代わりにDr.を使うこともできます。相手が大学の教授ならProf.を使うこともできます。

少しフォーマルな書き方

少しだけフォーマルなケースでは、First Nameを使います。

例:Dear Keita,

First NameにはMr.やMs.は付けません。相手がFirst Nameで呼んできたら、First Nameでこちらも呼んでもよいようです。また、Dearは 電子メールでは必ずしもつける必要はないとのことでした。

親しみを込めてフレンドリーな挨拶にする場合は「Hi, Keita,」のようにカジュアルにしても問題ないようです。実際、外国の方からくるメールではHiやHelloを使っていることの方が多い気がします。

相手の名前が分からない場合

相手の名前が分からない場合は相手の職位を使います。会社名は使わないようです。職位も分からない場合は、挨拶文を省略しても問題なく、あえて使うなら、

To Whom It May Concern:

を使います。基本的には社外の人向けの場合は極力相手の名前を調べてから送った方が良いようです。

多くの人に向けて送る場合

多くの人に向けてメールを送る場合の挨拶の書き方は、日本語メールでの「各位」同様にかなりシンプルです。

フォーマルな書き方では、

Dear All:
あるいは
Team:

を使います。

インフォーマルな書き方では、

Hi, Folks,
Hi, Everyone,

を使います。

名前の後に付けるカンマとコロン

カンマを使うものだと思ってましたが、カンマとコロンが使えるそうです。コロンを使う方がよりフォーマルらしいです。ちなみに、カンマとコロンの前には半角スペースは不要です。

また、アメリカ英語だとカンマやコロンを付ける一方で、イギリス英語だとあいさつ文に句読点は入れないとのことでした。イギリス英語ではMr.やMs.のピリオドも省いて書くそうです。

あるときはアメリカ英語、あるときはイギリス英語というのは不格好なのでどちらかのスタイルを使うことが望ましいですね。

英文メールの締めの書き方

最もフォーマルに書くにはSincerelyを使います。相手のことを知らない場合や内容が深刻な話題の場合に使うときのみに使用は限られます。

Sincerely,
Keita

一般的には、

Best,
Best regards,
Kind regards,
All the best,
Regards,

のどれかを使います。メール冒頭の挨拶と違って、締めではカンマが必要です。電子メールでは必ずしも使わなくてもよく、名前だけ(Keita)や、ダッシュと名前(- Keita)のいずれかを使うケースもあるようです。

Keita
- Keita

英文メールのフォーマルさを決める要素

英文メールの本文でフォーマルさを決める要素は以下の5つがあります。

  • vocabulary
  • directness
  • sentence length
  • verb tense; and
  • punctuation

語彙(Vocabulary)

使われる語彙でフォーマルさがある程度決まるそうです。基本的には、ラテン語由来の単語はフォーマルであり、ゲルマン語由来の単語はインフォーマルと捉えられるようです。

例1: ~について
regarding: ラテン語由来
about:     ゲルマン語由来
例2: ~を与える
provide:   ラテン語由来
give:      ゲルマン語由来

また、I'mよりもI amの方がフォーマルとのことです。省略はしない方がフォーマルという考え方のようです。当然、ASAPやInfoのような略語もフォーマルではないですね。

I am writing regarding ~
It would be great if you could tell us ~

直接表現(directness)

直接表現はインフォーマルで、間接表現がフォーマルのようです。

直接表現を使うケースは、Yesの回答が予想されるポジティブな提案をする場合であり、回答が読めないネガティブな提案をする場合は間接表現を使います。相手が受け入れてくれる提案かどうかで判断します。

直接表現を使う単語をあまり変えずにつくるには、Yes/Noで相手が回答できる形に文章を変形させます。

Let's meet for coffee.  → direct
Do you want to meet for coffee?  → indirect
I wonder if you can attend the meeting.  → direct
I was wondering if you could attend the meeting.  → indirect
Can you ~ →direct
is it possible for you to ~ → indirect

やわらかい表現にする(a littleやa bitを使ってやわらかい表現にすることによって間接表現をつくることもできます。

I will be late
I might be a little late

文章の長さ(sentence length)

文章の長さも間接的にフォーマルさに影響を与えます。

チャットやSNS上で行うような短文ではなく、簡潔で読み手が理解しやすい長さの文章で書く必要があります。1文が長すぎる場合は適度な長さで文章をピリオドで区切るべきです。

動詞の時制(verb tense; and)

動詞を過去形にすれば間接表現になります。これにより直接表現を柔らかくすることができます。

You didn't tell me
I wasn't told

句読点の有無(punctuation)

句読点を省略しないこともフォーマルさを維持するために重要です。メールではカンマやピリオドを必ず付けるようにします。

英文メールの書き出しの書き方

英文メールの書き出しは以下のような動詞を使って書くとメールの内容をすぐに相手が理解できます。

I am writing to ~
I am writing regarding ~
request
inquire about
inform you about/of
ask for(少しインフォーマル)

一方で、自分の名前から書き始めるのは、書き出しでやってはいけないようです。

Bad:  This is Keita.  I am writing to ~
以下のように役職を述べるのはOK
OK:  I am the Marketing Manager at ... and I am writing to ~

相手からのメールに対する返事を書く場合は、相手のメールの内容にingを使います。

I am  writing in response to your email requesting information.
あるいは
Thank you for your email asking about our new software.

regardingを使って端的に代用することもできます。

I am writing in response to your email regarding our new service agreement.
あるいは
Thank you for your email regarding your order.

aboutを使っても問題ありません。

Thank you for your email about last week's meeting.

英文メールの締めの直前の文章例

メールの締めの前にお礼などの気持ちを述べることが多いです。その例文を列挙します。

  • I look forward to hearing from you soon.
  • I look forward to metting you.
  • I look forward to working with you.
  • Thank you for your help.
  • Thank you for your consideration.
  • Thank you in advance.
  • Please let me know if you have any questions.
  • Please let me know if there's anything else I can do.
  • Please feel free to contact me if you need any more help.

まとめとしてagainを使うこともできます。

  • Again, thank you for all your help
  • Again, I apologgize for the late deliver
  • Again, congratulations on the award

フォローアップメールの書き方

英文でのフォローアップメールの基本構成は

  • 簡潔な件名
  • 自分を思い出してもらう文章
  • 会ったときの何か具体的なことについて言及
  • メールした目的
  • 締めの文章

の5つです。

1回会った相手であれば、メールの書き出しはDear First Name, あるいはHi, First Nameでもよいようです。

フォローアップメールの書き出しの文章

フォローアップメールの書き出しの文章例としては以下のようなものがあります。

It was great speaking with you at ~
It was a pleasure meeting you on ~
Thank you for talking the time to talk with me at ~

少しインフォーマルにするなら

I don't know if you remember me, but ~
We met at

を使います。大勢と会う場で知り合った人にメールを書く場合は、印象に残ったことについて一言述べると良いようです。

メールした目的について伝えるときの表現

自分を思い出してもらう文章の後にいきなりメールした目的を述べてもよいですが、唐突な印象を与えないようにAnyway, ~を使うことができます。

Anyway, I wanted to ask if you were interested in ~

フォローアップメールの締めの文章

フォローアップメールの場合は、一度会った相手ということもあり、インフォーマルな書き方で問題ないようです。

  • Hope to speak to you soon
  • I look forward to hearing from you
  • Let me know wahat you think

まとめ

英文メールといってもここでまとめたものは1つの形式に過ぎないと思っています。これまでにも英文メールを受け取ることがありましたが、この形式が当てはまらないことの方が多かった印象です。

かといってルールを無視した書き方が良いわけではありません。せっかく英文メールを書くのであればきれいな英文メールを書きたいものです。

こちらから英文メールを書くときには今回の形式にならって書くようにして英文メールを正しく習得していこうと思います。

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けいたさん

東京で働くデジタルマーケター。語学とものづくりに興味があります。Twitterでは興味のあることを、noteでは考えたことのまとめを発信してます。

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